Politique de confidentialité
Access Copyright s'est engagée à respecter votre droit à la
confidentialité. Cette Politique de confidentialité informe nos
clients, membres affiliés et utilisateurs de notre site Web sur la
façon dont nous recueillons, utilisons et divulguons les
renseignements personnels. Nous pouvons vous demander de nous
fournir des renseignements personnels lorsque vous naviguez sur
notre site Web ou dans notre base de données bibliographiques
d'oeuvres ou encore lorsque vous demandez des informations sur nos
services. De plus, nous vous demanderons de donner des
renseignements sur vous-même ou sur les droits que vous pouvez
détenir sur des oeuvres lorsque vous devenez membre affilié ou que
vous faites une demande de licence en utilisant notre Système de
gestion des droits (« RMS ») ou des Formulaires
d'affiliation sur papier.
Votre utilisation initiale ou continue de ce site Web ou votre
affiliation avec Access Copyright indiquent que vous acceptez cette
Politique de confidentialité. Nous nous réservons le droit de
modifier ou de mettre à jour cette Politique de confidentialité. Si
vous n'êtes pas d'accord avec cette Politique de confidentialité,
n'utilisez pas ce site. Veuillez vérifier périodiquement si cette
page a été modifiée ou changée. La date d'entrée en vigueur de la
Politique de confidentialité modifiée ou mise à jour ainsi que la
date de la version précédente se trouvent dans le coin inférieur
droit de chaque page. L'utilisation continuelle de ce site Web à
partir de la date d'entrée en vigueur d'une telle modification ou
mise à jour signifie que vous acceptez cette modification ou mise à
jour. N'hésitez pas à imprimer une copie de cette Politique de
confidentialité pour vos dossiers.
Notre Directeur de la confidentialité
Notre Directeur de la confidentialité répondra à toutes les
demandes concernant notre Politique de confidentialité et les
procédures. Vous pouvez communiquer avec notre Directeur de la
confidentialité de la façon suivante :
Par courrier électronique : privacy@accesscopyright.ca
Par téléphone : 416-868-1620 (numéro sans frais
1-800-893-5777)
Par la poste : Access Copyright
1, rue Yonge, bureau 800
Toronto, Ontario, M5E 1E5
À l'attention de : Directeur de la confidentialité
Quels renseignements personnels recueillons-nous sur vous? Comment les utilisons-nous?
Un « renseignement personnel » est une information sur
une personne identifiable et comprend votre nom, votre adresse
résidentielle, votre numéro de téléphone et votre adresse
électronique. Cela ne comprend pas le nom, le titre, l'adresse ou
le numéro de téléphone commercial d'un employé d'une organisation.
Cela ne s'applique pas non plus aux informations qui sont
disponibles publiquement (ex. votre nom lorsqu'il est associé à une
oeuvre pour laquelle vous détenez les droits d'auteur). À divers
endroits de notre site Web ou lors d'autres transactions avec
Access Copyright, nous pouvons vous demander de nous donner
volontairement des renseignements personnels si vous désirez
obtenir des informations ou des services que nous offrons ou
utiliser notre RMS en ligne. Access Copyright a mis en évidence un
hyperlien vers cette politique de confidentialité, sur toutes ses
pages Web incluant celles où sont recueillis les renseignements
personnels.
Access Copyright recueille et utilise vos renseignements
personnels de la façon suivante et aux fins décrites ci-dessous
:
(a) Trouver une ou des oeuvres et/ou demander une licence. Les
visiteurs de notre site Web sont invités à utiliser notre RMS pour
naviguer dans notre base de données bibliographiques d'oeuvres et à
demander une licence pour copier des oeuvres. Toutefois, pour
utiliser notre RMS, vous devez nous donner des renseignements que
nous considérons nécessaires, peu importe que vous naviguiez
simplement dans notre base de données bibliographiques ou que vous
présentiez une demande spécifique pour une licence complète ou
transactionnelle permettant de copier des oeuvres.
(i) Inscription au RMS : Si vous êtes un nouvel utilisateur de
notre RMS, vous devrez vous inscrire en ligne en nous donnant votre
nom, votre adresse électronique, le nom d'utilisateur et
le mot de passe que vous aurez choisis, votre profession, votre
type d'industrie et d'entreprise ainsi que la façon dont vous avez
eu connaissance d'Access Copyright. Une fois votre inscription
terminée, vous recevrez un courriel confirmant vos renseignements
d'inscription. Le RMS créera une inscription d'utilisateur pour
vous avec vos renseignements d'inscription afin que vous puissiez
ouvrir une session et utiliser subséquemment le RMS. Nous pouvons
utiliser les renseignements que vous nous donnez pour vous fournir
nos produits et nos services.
(ii) Demande de licence : Une fois la ou les oeuvres que vous
désirez copier trouvées, vous pouvez consulter les utilisations
autorisées ainsi que le paiement applicable et les termes et
conditions de la licence d'une ou plusieurs oeuvres spécifiques. Si
vous faites ensuite une demande de licence complète ou
transactionnelle via notre RMS, votre profil d'utilisateur ainsi
que les renseignements que vous nous avez donnés pour faire une
demande de licence spécifique, sont utilisés pour répondre à vos
besoins en matière de licences et pour créer une licence, y compris
une licence ou une confirmation de commande. Lorsque vous devenez
un utilisateur possédant une licence pour une ou plusieurs
oeuvres, vous avez accès à l'état de votre compte avec Access
Copyright grâce à une page Web dédiée à l'enregistrement de toutes
les licences complètes ou transactionnelles que vous aurez obtenues
par notre RMS. Cette page Web affichera aussi les demandes
d'autorisation en attente pour lesquelles nous communiquerons
directement avec le propriétaire du droit d'auteur en votre
nom. Vos renseignements seront utilisés pour obtenir le
paiement des frais de licence.
(b) RMS en ligne pour les membres affiliés. Tout détenteur de
droits d'auteur qui est citoyen ou résident du Canada est invité à
faire une demande pour devenir membre affilié d'Access Copyright.
Pour devenir membre affilié, vous devez toutefois fournir certains
renseignements que nous considérons essentiels pour pouvoir vous
offrir des services. Si vous refusez de donner certains
renseignements, votre demande d'affiliation pourrait être
refusée.
(i) Devenir membre affilié : Pour devenir membre affilié
d'Access Copyright, vous pouvez consulter la page des détenteurs de
droits d'auteur de notre site Web. Selon que vous êtes un créateur
ou un éditeur, téléchargez les copies du Guide d'affiliation, de
l'Entente et du Formulaire (« Formulaires
d'affiliation ») qui s'appliquent. Imprimez le formulaire sur
papier, remplissez-le et signez-le. Pour des raisons légales, vous
devez absolument nous envoyer une copie originale signée de
l'Entente d'affiliation par la poste. Si vous ne pouvez télécharger
les Formulaires d'affiliation, vous pouvez en obtenir des copies
papier en communiquant au service des membres affiliés au
1-800-893-5777
(ii) Conservation des renseignements : Le RMS permettra aux
membres affiliés créateurs et éditeurs de nous donner des
renseignements relativement à leurs droits d'auteur sur des oeuvres
dans notre base de données bibliographiques. Le RMS permettra aux
membres affiliés de modifier leurs renseignements personnels et
d'ajouter de nouvelles oeuvres grâce aux pages Web. C'est au membre
affilié de s'assurer qu'Access Copyright possède ces renseignements
personnels à jour. Ces pages Web seront protégées par un nom
d'utilisateur et un mot de passe et vous seul pourrez y accéder (à
moins que vous ne choisissiez de divulguer votre nom d'utilisateur
et votre mot de passe à une autre personne) ainsi que les employés
désignés d'Access Copyright qui administrent le RMS en ligne. Vous
pouvez modifier ou supprimer les renseignements inscrits sur vos
pages personnelles, tout comme peuvent le faire les employés
désignés d'Access Copyright à votre demande. Access Copyright n'est
pas responsable de l'utilisation faite de vos renseignements de
membre affilié par une personne à qui vous auriez divulgué votre
nom d'utilisateur ou votre mot de passe.
(iii) Services aux membres affiliés : Nous utiliserons vos
renseignements personnels pour vous offrir des services, y compris
mais sans s'y limiter, la cueillette et la distribution de
redevances et la surveillance des utilisations autorisées de vos
oeuvres en vertu de nos licences. Nous utiliserons vos
renseignements personnels pour communiquer avec vous à des fins
éducatives, commerciales et promotionnelles.
(c) Étude interne. Nous utilisons les renseignements qui nous sont
fournis par les personnes qui s'inscrivent au RMS ou qui font une
demande pour devenir membre affilié afin de mieux comprendre ceux
qui utilisent les services d'Access Copyright et la façon dont nous
pouvons améliorer ces derniers.
(d) Envoyer un bulletin ou des avis d'événements par courriel.
Nous utilisons les adresses électroniques que vous nous donnez
lorsque vous vous inscrivez au RMS ou devenez membre affilié pour
envoyer un bulletin électronique et pour envoyer occasionnellement
par courrier électronique des nouvelles ou des événements
concernant nos services et nos activités. Vous pouvez vous
désabonner de notre liste d'envois électroniques en tout temps,
vous n'avez qu'à suivre les directives dans le bulletin.
(e) Formulaire de plainte relative à la conformité. Sur les pages
de conformité de notre site Web, vous pouvez remplir un formulaire
de plainte relativement à des copies non autorisées d'une oeuvre
protégée par le droit d'auteur. Différents formulaires de plaintes
sont disponibles en ligne, selon que la plainte implique des
photocopies ou des copies numériques. Les renseignements donnés sur
le formulaire de plaintes seront utilisés pour évaluer les plaintes
portées à notre attention et éventuellement faire un suivi.
(f) Sondages en ligne. Nous pouvons demander périodiquement aux
utilisateurs de notre site Web de remplir un sondage en ligne qui
peut leur demander de nous faire part de commentaires sur les
aspects du site ou des renseignements démographiques comme leur
emploi et leur secteur d'activités. Nous utilisons ces
renseignements pour mieux évaluer le type de personnes qui
utilisent notre site Web et voir comment nous pouvons améliorer les
services que nous leur offrons. Vous êtes entièrement libre de
répondre au sondage et il n'est pas exigé pour obtenir un produit
ou un service.
(g) Concours. De temps à autre, nous tenons des concours en ligne.
Pour ces concours, les utilisateurs peuvent devoir entrer leurs
coordonnées, par exemple leur adresse résidentielle ou de
courriel. Les coordonnées des utilisateurs sont utilisées
uniquement pour administrer le concours et pour communiquer avec
l'utilisateur s'il a été choisi comme gagnant potentiel.
Quels renseignements recueillons-nous sur votre ordinateur
et utilisons-nous?
Access Copyright ne recueillera aucun renseignement personnel des utilisateurs qui ne font qu'accéder à notre site Web ou y naviguer. Les renseignements suivants sur les ordinateurs, les navigateurs et les fournisseurs d'accès Internet de nos utilisateurs sont toutefois recueillis automatiquement et enregistrés lorsque les utilisateurs accèdent à notre site Web ou y naviguent :
- l'adresse de protocole Internet (IP) de votre ordinateur, qui est le numéro automatiquement assigné à votre ordinateur par votre Fournisseur d'accès Internet (FAI);
- l'adresse IP de votre FAI;
- votre type de navigateur et de plate-forme (ex. un navigateur Netscape sur une plate-forme Windows);
- la date et l'heure où vous avez accédé à notre site;
- les sections de ce Web que vous avez visitées, ainsi que les pages lues et les images affichées; et
- le contenu que vous avez téléchargé à partir de notre site Web.
Selon notre politique, nous n'associons pas les renseignements
ci-dessus à des renseignements qui pourraient permettre de vous
identifier. Nous utilisons ces renseignements pour pouvoir
diagnostiquer des problèmes avec notre serveur et à des fins
d'administration des systèmes. Votre adresse IP peut être utilisée
dans un tout afin de recueillir des renseignements démographiques
plus larges, ce qui donne à Access Copyright une idée des parties
du site que les utilisateurs visitent. Cela pourrait nous permettre
d'améliorer le site pour mieux répondre aux besoins de nos
utilisateurs. Selon nos politiques, nous n'associons pas d'adresses
IP à l'identité des personnes qui visitent notre site.
Notre politique sur les témoins
Un témoin est un petit fichier texte qui contient un numéro
d'identification unique qui est transféré de notre site Web vers le
disque dur de votre ordinateur. Les témoins permettent à notre site
Web d'enregistrer et de retrouver des renseignements.
Nous n'utilisons qu'un seul témoin persistant sur notre site Web :
sur la page d'accueil. Ce témoin est utilisé pour enregistrer le
choix de langue, anglais ou français, de l'utilisateur. Nous nous
assurons ainsi que la langue précédemment choisie sera affichée
lors de votre prochaine visite sur notre site Web. Ce témoin
expirera en 2020 et ne sera pas enregistré dans la mémoire cache de
l'utilisateur.
Vous pouvez configurer votre navigateur afin qu'il détecte et
refuse les témoins. Veuillez noter toutefois que si vous choisissez
de refuser les témoins, vous ne pourrez pas utiliser le RMS en
ligne. Vous pouvez appeler au numéro sans frais 1-800-893-5777
d'Access Copyright si vous préférez commander une licence par
téléphone.
Droit d'accès à vos renseignements personnels
Vous avez le droit d'accéder à tous les renseignements
personnels que nous avons recueillis sur vous et que nous
conservons dans nos dossiers. Vous pouvez aussi choisir de mettre à
jour, modifier ou supprimer ces renseignements en tout temps en
communiquant avec notre Directeur de la confidentialité par
courrier électronique à l'adresse : privacy@accesscopyright.ca.
Vous pouvez aussi communiquer avec notre Directeur de la
confidentialité par téléphone ou par la poste. Consultez la section
« Directeur de la confidentialité » de cette politique
pour connaître ses coordonnées. L'accès à vos renseignements est
totalement gratuit.
Divulgation des renseignements personnels
Access Copyright ne vend pas, n'échange pas, ne loue pas, ne
partage pas ni ne donne vos renseignements personnels à
des tierces parties à des fins de marketing. Nous ne divulguons pas
non plus vos renseignements personnels à des tierces parties sans
votre consentement explicite, à moins qu'une divulgation limitée de
vos renseignements personnels ne soit nécessaire pour vous offrir
un service que vous nous avez demandé. Par exemple, nous divulguons
vos renseignements personnels à l'institution financière qui traite
les renseignements sur votre carte de crédit ou la transaction du
paiement.
Access Copyright divulguera vos renseignements personnels
de la façon suivante et pour les motifs suivants :
- Les employés désignés d'Access Copyright ont accès à vos renseignements personnels pour pouvoir traiter votre Entente d'affiliation, compléter votre demande de licence ou évaluer votre plainte sur la conformité. Si votre plainte sur la conformité fait partie de notre mandat et est traitée par Access Copyright, votre identité ne sera pas divulguée aux agents d'Access Copyright, par exemple le Conseil des litiges, sans votre consentement. Certains agents contractuels d'Access Copyright auront accès à vos renseignements personnels dans le but de maintenir ce site Web. Tous les agents contractuels d'Access Copyright sont liés par les termes de cette Politique de confidentialité et connaissent bien les procédures qui doivent être respectées pour protéger vos renseignements personnels.
- Nous fournirons vos renseignements personnels à des tierces parties lorsque c'est obligatoire pour les déclarations d'impôt ou d'autres motifs légaux et réglementaires.
- Votre nom, vos publications et votre statut de membre affilié seront divulgués aux détenteurs de licence, aux détenteurs potentiels de licence, à d'autres utilisateurs du système RMS et, sur demande, à d'autres membres du public. Une liste des oeuvres de votre répertoire peut être affichée sur notre site Web ou rendue publique autrement.
- Dans certaines circonstances limitées et discrètes reconnues par la loi fédérale sur le respect de la vie privée, la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques, S.C. 2000, c. 5, nous pouvons être obligés de divulguer vos renseignements personnels sans votre consentement, par exemple si la divulgation est requise pour se conformer à un ordre émis par un tribunal ou un organisme ayant la compétence de contraindre la production de ces renseignements.
- La Loi sur le droit d'auteur canadienne, R.S.C. 1985, c. C-42 [telle qu'amendée S.C. 1997, s. 24], article 70.5(2) indique qu'une société collective peut garder en dossier une copie d'une entente de licence signée avec la Commission du droit d'auteur, dans les 15 jours suivant la conclusion de cette entente. Dans le cadre de la politique, et comme condition de la licence, Access Copyright garde en dossier des copies de toutes les licences complètes conclues avec la Commission du droit d'auteur. Access Copyright est avisée par la Commission du droit d'auteur qu'elle doit, selon la politique, mettre ces licences conservées en dossier à la disposition du public, sur demande. Pour en savoir plus sur les motifs pour lesquels nous conservons les licences conclues avec la Commission du droit d'auteur, veuillez communiquer avec notre Directeur de la confidentialité par courriel à l'adresse : privacy@accesscopyright.ca, par téléphone ou par la poste. Consultez la section « Directeur de la confidentialité » de cette Politique de confidentialité pour connaître ses coordonnées. Si vous avez des questions sur la Commission du droit d'auteur, communiquez avec la Commission du droit d'auteur canadienne à l'adresse www.cb-cda.gc.ca.
Conservation de vos renseignements personnels
Nous conservons vos renseignements personnels uniquement pour la durée où ils sont requis pour les motifs pour lesquels ils ont été recueillis. Cela dépend de la nature des services que nous vous fournissons ou de la nature de la demande que vous avez faite. Par exemple, nous conservons les renseignements de nos membres affiliés et des détenteurs de licence durant au moins sept ans, tel que prescrit par la loi. Toutefois, lorsqu'une transaction est terminée, nous ne conservons pas les renseignements sur votre carte de crédit. Nous ne conservons que le numéro de confirmation que nous recevons de l'institution financière qui traite votre paiement par carte de crédit.
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Commissariat à la protection de la vie privée au 1-800-282-1376,
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poste à l'adresse :
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